CU DEFICIENȚE DE VEDERE
Youtube
Facebook
imprimareRecomandarea: 2.4. pentru examinarea rezultatelor auditului și luarea de atitudine, conform competențelor, privind remedierea situațiilor constatate și implementarea recomandărilor din Raportul de audit, precum și pentru implementarea unui management eficient al proiectului, în scopul atingerii rezultatului scontat
Ministerul Justiției
Răspunsul autorității:
Pentru remedierea situațiilor constatate, Ministerul Justiției (MJ) a întreprins mai multe acțiuni după cum urmează: (a) Comitetul de Supraveghere s-a întrunit în ședințe regulate, (b) Conducerea ministerului a abordat donatori și parteneri de dezvoltare, atât pentru a discuta resetarea managementului cât și pentru atragerea fondurilor de grant pentru acoperirea deficitului de finanțare, (c) La propunerea MJ, CEB a contractat 3 consultanți pentru a asigura funcționalitatea UIP (specialist în achiziții, expert în management proiecte de construcție, contabil), (d) Subiectul construcției penitenciarului a fost pus pe agenda Comitetului Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) în ședințele din 6 septembrie 2022, 12 și 26 mai 2023, (e) A fost actualizat devizul de cheltuieli în iunie-august 2022, (f) Pe fonul scăderii populației penitenciare și creșterii costului construcției cu 60 la sută, CIPS a dispus reducerea capacității prin reproiectare parțială, astfel în prezent se derulează re-designul proiectului arhitectural (ce urmează a fi încheiat în septembrie 2023).
Completare 18.04.2024
Pentru remedierea situațiilor constatate, Ministerul Justiției (MJ) a întreprins mai multe acțiuni după cum urmează: (a) Comitetul de Supraveghere s-a întrunit în ședințe regulate; (b) Conducerea ministerului a abordat donatori și parteneri de dezvoltare, atât pentru a discuta resetarea managementului cât și pentru atragerea fondurilor de grant pentru acoperirea deficitului de finanțare; (c) La propunerea MJ, CEB a contractat 3 consultanți pentru a asigura funcționalitatea UIP (specialist în achiziții, expert în management proiecte de construcție, contabil); (d) Subiectul construcției penitenciarului a fost pus pe agenda Comitetului Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) în ședințele din 6 septembrie 2022, precum si pe 12 și 26 mai 2023, cu luarea unei decizii strategice in sedinta din 10.11.2023 prin care s-a confirmat acoperirea deficitului din surse bugetare si cooperarea cu UNOPS pentru implementare; (e) A fost actualizat devizul de cheltuieli în iunie-august 2022, iar bugetul total (75,9 milioane euro) urmeaza a fi confirmat de CEB prin amendament la Acordul cadru de imprumut; (f) În baza deciziei CIPS, MJ a demarat negocierea acordului cu UNOPS și a elaborat modificări la HG 173/2014, ce vor fi promovate în următoarele săptămâni; (e) Tot în baza deciziei CIPS, MJ a solicitiat de la CEB extinderea Datei de închidere a Acordului-cadru de împrumut LD1809 (2013) – Construction of Chisinau Penitentiary, de la 31.12.2023 până la 31.12.2028. O decizie va fi luata de CEB pe 26 ianuarie, ulterior amendamentul la Acordul cadru de împrumut urmează a fi ratificat de Parlament.
Pentru remedierea situațiilor constatate, Ministerul Justiției (MJ) a întreprins mai multe acțiuni după cum urmează: (a) Comitetul de Supraveghere s-a întrunit în ședințe regulate, (b) Conducerea ministerului a abordat donatori și parteneri de dezvoltare, atât pentru a discuta resetarea managementului cât și pentru atragerea fondurilor de grant pentru acoperirea deficitului de finanțare, (c) La propunerea MJ, CEB a contractat 3 consultanți pentru a asigura funcționalitatea UIP (specialist în achiziții, expert în management proiecte de construcție, contabil), (d) Subiectul construcției penitenciarului a fost pus pe agenda Comitetului Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) în ședințele din 6 septembrie 2022, 12 și 26 mai 2023, (e) A fost actualizat devizul de cheltuieli în iunie-august 2022, (f) Pe fonul scăderii populației penitenciare și creșterii costului construcției cu 60 la sută, CIPS a dispus reducerea capacității prin reproiectare parțială, astfel în prezent se derulează re-designul proiectului arhitectural (ce urmează a fi încheiat în septembrie 2023).
Completare 18.04.2024
Pentru remedierea situațiilor constatate, Ministerul Justiției (MJ) a întreprins mai multe acțiuni după cum urmează: (a) Comitetul de Supraveghere s-a întrunit în ședințe regulate; (b) Conducerea ministerului a abordat donatori și parteneri de dezvoltare, atât pentru a discuta resetarea managementului cât și pentru atragerea fondurilor de grant pentru acoperirea deficitului de finanțare; (c) La propunerea MJ, CEB a contractat 3 consultanți pentru a asigura funcționalitatea UIP (specialist în achiziții, expert în management proiecte de construcție, contabil); (d) Subiectul construcției penitenciarului a fost pus pe agenda Comitetului Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) în ședințele din 6 septembrie 2022, precum si pe 12 și 26 mai 2023, cu luarea unei decizii strategice in sedinta din 10.11.2023 prin care s-a confirmat acoperirea deficitului din surse bugetare si cooperarea cu UNOPS pentru implementare; (e) A fost actualizat devizul de cheltuieli în iunie-august 2022, iar bugetul total (75,9 milioane euro) urmeaza a fi confirmat de CEB prin amendament la Acordul cadru de imprumut; (f) În baza deciziei CIPS, MJ a demarat negocierea acordului cu UNOPS și a elaborat modificări la HG 173/2014, ce vor fi promovate în următoarele săptămâni; (e) Tot în baza deciziei CIPS, MJ a solicitiat de la CEB extinderea Datei de închidere a Acordului-cadru de împrumut LD1809 (2013) – Construction of Chisinau Penitentiary, de la 31.12.2023 până la 31.12.2028. O decizie va fi luata de CEB pe 26 ianuarie, ulterior amendamentul la Acordul cadru de împrumut urmează a fi ratificat de Parlament.
Recomandarea: 1. Să elaboreze și să înainteze propuneri de modificare și completare a cadrului regulator pentru:
1.1. revizuirea modalității de organizare a activității Unității de implementare desfășurată pe principiul autonomiei administrative (4.1.1.1.);
1.2. stabilirea atribuțiilor și responsabilităților clare ale părților implicate în implementarea și administrarea proiectului (4.1.1.1.);
1.3. asigurarea funcționalității Comitetului de supraveghere pentru adoptarea deciziilor în problemele de activitate ale Unității de implementare (4.1.2.2.)
Ministerul Justiției
Răspunsul autorității:
În proces de implementare
În perioada raportată au fost examinate soluții pentru eficientizarea managementului proiectului. Scenariile de resetare a managementului, discutate cu Banca CEB și Ministerul Finanțelor în cadrul misiunii tehnice de monitorizare a CEB din octombrie 2022, au fost analizate prin prisma costurilor, avantajelor, riscurilor și implicațiilor de viitor. Au avut loc ședințe cu agenții ONU precum UNDP și UNOPS, atât la nivel înalt, cât și tehnic. Cadrul normativ urmează a fi modificat după validarea deciziei finale în privința externalizării managementului de către Comitetul Interministerial de Planificare Strategică (în cadrul ședinței planificate în septembrie 2023). În cazul în care decizia finală va fi în favoarea păstrării unității de implementare a proiectului, atunci proiectul hotărârii de modificare a Hotărârii Guvernului nr.173/2014, va reglementa următoarele aspecte:
- Delimitarea atribuțiilor dintre ANP și MJ;
- Stabilirea în competența Ministerului Justiției a atribuției de numire a managerului precum și monitorizarea și controlul procesului de implementare a Proiectului (prin intermediul Comitetului de Supraveghere);
- Desemnarea UIP drept instituție publică în subordinea MJ sau ANP;
- Stabilirea în competența ANP a atribuțiilor de monitorizare a procesului de activitate operațională a UIP;
- Reglementarea competențelor Comitetului de Supraveghere;
- Precizarea competențelor funcționale ale Comitetului;
- Descrierea procedurii organizatorice de desfășurare a ședințelor de lucru;
- Ajustarea structurii UIP la necesitățile actuale (6 unități de personal: manager, contabil șef, inginer civil, inginer electrician, specialist în achiziții publice/jurist, asistent resurse umane).
Aceste modificări au fost discutate și agreate în cadrul ședinței comitetului de supraveghere a proiectului din 28 iunie 2023.
Completare 18.04.2024
Conform deciziei CIPS din 10.11.2023, MJ a elaborat modificări la HG 173/2014 și a pregătit pachetul de acte pentru promovarea acordului cu UNOPS. Astfel, rolul Unității de Implementare a Proiectului se modifică substanțial (redus la 3 unități de personal: manager, contabil șef, inginer civil), și delegarea parțială a atribuțiilor de management către UNOPS. Concursul pentru ocuparea funcțiilor, salariile și alte aspecte organizatorice au fost discutate și agreate în cadrul ședinței comitetului de supraveghere a proiectului din 04 decembrie 2023. Anunțul despre modificarea HG 173/2014 este postat pe pagina web a ministerului: https://justice.gov.md/ro/content/anunt-privind-initierea-elaborarii-proiectului-hotararii-guvernului-privind-modificarea
În proces de implementare
În perioada raportată au fost examinate soluții pentru eficientizarea managementului proiectului. Scenariile de resetare a managementului, discutate cu Banca CEB și Ministerul Finanțelor în cadrul misiunii tehnice de monitorizare a CEB din octombrie 2022, au fost analizate prin prisma costurilor, avantajelor, riscurilor și implicațiilor de viitor. Au avut loc ședințe cu agenții ONU precum UNDP și UNOPS, atât la nivel înalt, cât și tehnic. Cadrul normativ urmează a fi modificat după validarea deciziei finale în privința externalizării managementului de către Comitetul Interministerial de Planificare Strategică (în cadrul ședinței planificate în septembrie 2023). În cazul în care decizia finală va fi în favoarea păstrării unității de implementare a proiectului, atunci proiectul hotărârii de modificare a Hotărârii Guvernului nr.173/2014, va reglementa următoarele aspecte:
- Delimitarea atribuțiilor dintre ANP și MJ;
- Stabilirea în competența Ministerului Justiției a atribuției de numire a managerului precum și monitorizarea și controlul procesului de implementare a Proiectului (prin intermediul Comitetului de Supraveghere);
- Desemnarea UIP drept instituție publică în subordinea MJ sau ANP;
- Stabilirea în competența ANP a atribuțiilor de monitorizare a procesului de activitate operațională a UIP;
- Reglementarea competențelor Comitetului de Supraveghere;
- Precizarea competențelor funcționale ale Comitetului;
- Descrierea procedurii organizatorice de desfășurare a ședințelor de lucru;
- Ajustarea structurii UIP la necesitățile actuale (6 unități de personal: manager, contabil șef, inginer civil, inginer electrician, specialist în achiziții publice/jurist, asistent resurse umane).
Aceste modificări au fost discutate și agreate în cadrul ședinței comitetului de supraveghere a proiectului din 28 iunie 2023.
Completare 18.04.2024
Conform deciziei CIPS din 10.11.2023, MJ a elaborat modificări la HG 173/2014 și a pregătit pachetul de acte pentru promovarea acordului cu UNOPS. Astfel, rolul Unității de Implementare a Proiectului se modifică substanțial (redus la 3 unități de personal: manager, contabil șef, inginer civil), și delegarea parțială a atribuțiilor de management către UNOPS. Concursul pentru ocuparea funcțiilor, salariile și alte aspecte organizatorice au fost discutate și agreate în cadrul ședinței comitetului de supraveghere a proiectului din 04 decembrie 2023. Anunțul despre modificarea HG 173/2014 este postat pe pagina web a ministerului: https://justice.gov.md/ro/content/anunt-privind-initierea-elaborarii-proiectului-hotararii-guvernului-privind-modificarea
Recomandarea: 2. Să organizeze activitatea și funcționarea eficientă a consiliului sectorial în domeniul asistenței externe (4.1.1.4)
Ministerul Justiției
Răspunsul autorității:
Executat
Ministerul Justiției a depus eforturi în vederea reluării activității Consiliului sectorial din domeniul asistenței externe și a fost actualizată componența acestuia.
Suplimentar, vă aducem la conștiință că la data de 11.07.2023 s-a desfășurat ședința Consiliul sectorial din domeniul asistenței externe în cadrul căreia vor fi prezentate partenerilor de dezvoltare, obiectivele și impactul Proiectului, în vederea obținerii asistenței tehnice și financiare la implementarea Proiectului. Totodată, urmare a deciziei CIPS, Ministerul Energiei, la propunerea Ministerului Justiției a inclus subiectul privind eficiența energetică a proiectului de construcție a Penitenciarului din Chișinău pe agenda ședinței Consiliului sectorial de asistență externă a ME.
Completare 18.04.2024
Ministerul Justiției a depus eforturi în vederea reluării activității Consiliului sectorial din domeniul asistenței externe și a fost actualizată componența acestuia.
Suplimentar, vă aducem la conștiință că la data de 11.07.2023 s-a desfășurat ședința Consiliul sectorial din domeniul asistenței externe în cadrul căreia vor fi prezentate partenerilor de dezvoltare, obiectivele și impactul Proiectului, în vederea obținerii asistenței tehnice și financiare la implementarea Proiectului. Totodată, urmare a deciziei CIPS, Ministerul Energiei, la propunerea Ministerului Justiției a inclus subiectul privind eficiența energetică a proiectului de construcție a Penitenciarului din Chișinău pe agenda ședinței Consiliului sectorial de asistență externă a ME.
Executat
Ministerul Justiției a depus eforturi în vederea reluării activității Consiliului sectorial din domeniul asistenței externe și a fost actualizată componența acestuia.
Suplimentar, vă aducem la conștiință că la data de 11.07.2023 s-a desfășurat ședința Consiliul sectorial din domeniul asistenței externe în cadrul căreia vor fi prezentate partenerilor de dezvoltare, obiectivele și impactul Proiectului, în vederea obținerii asistenței tehnice și financiare la implementarea Proiectului. Totodată, urmare a deciziei CIPS, Ministerul Energiei, la propunerea Ministerului Justiției a inclus subiectul privind eficiența energetică a proiectului de construcție a Penitenciarului din Chișinău pe agenda ședinței Consiliului sectorial de asistență externă a ME.
Completare 18.04.2024
Ministerul Justiției a depus eforturi în vederea reluării activității Consiliului sectorial din domeniul asistenței externe și a fost actualizată componența acestuia.
Suplimentar, vă aducem la conștiință că la data de 11.07.2023 s-a desfășurat ședința Consiliul sectorial din domeniul asistenței externe în cadrul căreia vor fi prezentate partenerilor de dezvoltare, obiectivele și impactul Proiectului, în vederea obținerii asistenței tehnice și financiare la implementarea Proiectului. Totodată, urmare a deciziei CIPS, Ministerul Energiei, la propunerea Ministerului Justiției a inclus subiectul privind eficiența energetică a proiectului de construcție a Penitenciarului din Chișinău pe agenda ședinței Consiliului sectorial de asistență externă a ME.
Recomandarea: 3. Să consolideze capacitățile funcționale ale Unității de implementare prin angajarea managerului de proiect cu experiență relevantă în domeniu (4.1.1.3.)
Ministerul Justiției
Răspunsul autorității:
Ministerul Justiției a identificat opțiunile de resetare a aranjamentelor de management din cadrul Unități și a coordonat cu Comitetul Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) principalele direcții de activitate la implementarea Proiectului.
Astfel, în baza deciziilor directoare, în luna iulie - septembrie 2023, urmează a anunțat concursul de selectarea a candidaților pentru suplinirea funcțiilor vacante din cadrul Unității (manager și personalul specializat).
Completare 18.04.2024
Ministerul Justiției a identificat opțiunile de resetare a aranjamentelor de management din cadrul Unități și a coordonat cu Comitetul Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) principalele direcții de activitate la implementarea Proiectului.Analizând rezultatele implementării proiectului până în prezent, precum și motivele întârzierii finalizării, MJ a decis să schimbe forma managementului proiectului. Opțiunea care oferă cele mai bune avantaje și are sprijinul Guvernului este cooperarea cu Oficiul Națiunilor Unite pentru Servicii de Proiecte (UNOPS). Conform acestui aranjament de implementare revizuit, managementul proiectului va fi realizat de UIP în colaborare cu UNOPS. UIP ar trebui să fie compus din următoarele posturi: Manager de proiect, Specialist financiar, Inginer civil. UIP are rolul de a coordona implementarea Proiectului si este responsabila de desfășurarea activităților administrativ-organizatorice si financiar-economice. UIP este responsabil pentru rezultatul Proiectului în fața autorităților publice naționale și în fața CEB.
UNOPS va fi responsabil pentru achiziționarea, monitorizarea și supravegherea tehnică a lucrărilor, evaluarea calității și volumului lucrărilor de construcție, precum și managementul riscului proiectului. Structura personalului UNOPS și costurile estimate sunt reflectate în anexă. Costurile pentru serviciile UNOPS vor fi plătite din contribuția Guvernului. Contribuția UNOPS în implementarea proiectului va fi experiența în construirea de obiective complexe, proceduri eficiente de achiziție, managementul riscului și managementul optim al timpului.
În cadrul managementului mixt, UIP va fi elementul de monitorizare și control al proceselor de implementare. De asemenea, UIP va coopera cu autoritățile publice naționale pentru ajustarea proceselor operaționale la cadrul legal național. Astfel, în baza deciziilor directoare, în luna ianuarie - martie 2024, urmează de anunțat concursul de selectarea a candidaților pentru suplinirea funcțiilor vacante din cadrul Unității (manager și personalul specializat).
Ministerul Justiției a identificat opțiunile de resetare a aranjamentelor de management din cadrul Unități și a coordonat cu Comitetul Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) principalele direcții de activitate la implementarea Proiectului.
Astfel, în baza deciziilor directoare, în luna iulie - septembrie 2023, urmează a anunțat concursul de selectarea a candidaților pentru suplinirea funcțiilor vacante din cadrul Unității (manager și personalul specializat).
Completare 18.04.2024
Ministerul Justiției a identificat opțiunile de resetare a aranjamentelor de management din cadrul Unități și a coordonat cu Comitetul Interministerial de Planificare Strategică (CIPS) principalele direcții de activitate la implementarea Proiectului.Analizând rezultatele implementării proiectului până în prezent, precum și motivele întârzierii finalizării, MJ a decis să schimbe forma managementului proiectului. Opțiunea care oferă cele mai bune avantaje și are sprijinul Guvernului este cooperarea cu Oficiul Națiunilor Unite pentru Servicii de Proiecte (UNOPS). Conform acestui aranjament de implementare revizuit, managementul proiectului va fi realizat de UIP în colaborare cu UNOPS. UIP ar trebui să fie compus din următoarele posturi: Manager de proiect, Specialist financiar, Inginer civil. UIP are rolul de a coordona implementarea Proiectului si este responsabila de desfășurarea activităților administrativ-organizatorice si financiar-economice. UIP este responsabil pentru rezultatul Proiectului în fața autorităților publice naționale și în fața CEB.
UNOPS va fi responsabil pentru achiziționarea, monitorizarea și supravegherea tehnică a lucrărilor, evaluarea calității și volumului lucrărilor de construcție, precum și managementul riscului proiectului. Structura personalului UNOPS și costurile estimate sunt reflectate în anexă. Costurile pentru serviciile UNOPS vor fi plătite din contribuția Guvernului. Contribuția UNOPS în implementarea proiectului va fi experiența în construirea de obiective complexe, proceduri eficiente de achiziție, managementul riscului și managementul optim al timpului.
În cadrul managementului mixt, UIP va fi elementul de monitorizare și control al proceselor de implementare. De asemenea, UIP va coopera cu autoritățile publice naționale pentru ajustarea proceselor operaționale la cadrul legal național. Astfel, în baza deciziilor directoare, în luna ianuarie - martie 2024, urmează de anunțat concursul de selectarea a candidaților pentru suplinirea funcțiilor vacante din cadrul Unității (manager și personalul specializat).
Recomandarea: 4. Să organizeze concursul de selectare a personalului Unității de implementare cu implicarea managerului Unității, prin angajarea specialiștilor cu experiență relevantă în domeniu (4.1.1.2.)
Administrația Națională a Penitenciarelor
Termen implementare:
Recomandarea: 2.4. pentru examinarea rezultatelor auditului și luarea de atitudine, conform competențelor, privind remedierea situațiilor constatate și implementarea recomandărilor din Raportul de audit, precum și pentru implementarea unui management eficient al proiectului, în scopul atingerii rezultatului scontat
Administrația Națională a Penitenciarelor
Termen implementare:
