Actualizat: Marți, 31 Ianuarie 2023
Curtea de Conturi a Republicii Moldova
RO RU EN

Sistemele informaționale de management a documentelor, implementate în sectorul public, în vizorul Curții de Conturi

  • 26.08.2022
  • 865

Curtea de Conturi a Republicii Moldova (CCRM), la data de 25 august curent, a examinat Raportul auditului performanței: „Sistemele informaționale implementate în sectorul public contribuie la un management eficient și sigur al documentelor?”.

Scopul auditului a constat în evaluarea modului în care au fost create și îndeplinite condițiile necesare pentru asigurarea implementării, gestionării, utilizării și dezvoltării Sistemului informațional de management al documentelor (SI MED), astfel încât acestea să atingă impactul scontat, cu identificarea riscurilor și vulnerabilităților și determinarea oportunităților de îmbunătățire pentru maximizarea beneficiilor în acest sens. Misiunea de audit a cuprins activitățile realizate în perioada anilor 2020 -2022 (I trimestru), prioritar de către: Cancelaria Stat, Ministerul Economiei, Ministerul Finanțelor, Agenția de Guvernare Electronică, Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică (STISC), precum și 22 de entități publice selectate de audit. Totodată, au fost colectate și analizate probe de audit referitor la modul de gestionare a documentelor prin sisteme informaționale (SI) implementate și utilizate, de la 137 de entități chestionate.

Implementarea unui sistem integrat de circulație a documentelor electronice, potrivit documentelor de politici, este unul dintre cele mai importante mecanisme ale guvernării electronice. Eficienţa îndeplinirii de către stat a funcțiilor sale este determinată de trei componente: eficiența lucrului intern a fiecărei instituții în parte; eficiența interacțiunii autorităților publice; eficiența interacțiunii cu cetățenii și întreprinderile. Astfel, implementarea Sistemului integrat de circulație a documentelor electronice (SICDE) va permite de a spori, în mod considerabil, eficienta acestor trei verigi, de a optimiza procedurile organizatorice şi de a le face mult mai simple și logice.

Rezultatele activităților de audit relevă că, deși premisele instituirii și funcționării unui SCIDE datează încă din anul 2007, pe parcursul anilor fiind planificate în documentele de politici și strategice și realizate anumite acțiuni, un astfel de sistem nu a fost implementat până în prezent.  Auditul a constatat că, pe parcursul anilor, entitățile publice au implementat diverse SI dezvoltate pe diverse platforme pentru digitalizarea procedurilor interne, procesul respectiv nefiind unul coordonat/monitorizat la nivel central. Mai mult, verificările efectuate de audit denotă că SI implementate pentru managementul documentelor, nu au o interconexiune între ele, neasigurând schimbul electronic de informații, fapt ce diminuează eficiența acestora.

Totodată, carențele și neajunsurile din cadrul normativ și regulator aferent domeniului TIC, cât și celui care reglementează circulația și arhivarea electronică a documentelor, creează dificultăți și riscuri în modul de implementare și gestionare a categoriilor respective de SI, inclusiv prin prisma cerințelor de securitate și protecție a datelor prelucrate în cadrul acestor sisteme. La fel, este important de evidențiat că nivelul relativ redus de utilizare și valorificare a SI implementate în procesul de gestionare a documentelor, deseori utilizându-se mecanismul tradițional, pe suport de hârtie, fie dublarea activităților și resurselor în procesul de management al documentelor (electronic și, în paralel, pe suport de hârtie) diminuează, de asemenea, eficiența acestora, precum și a resurselor.

Verificările auditului denotă anumite riscuri privind modul de achiziție a serviciilor de creare și implementare a SI MED, precum și de asigurare a administrării, menținerii și dezvoltării acestora, asigurarea continuității și durabilității SI, inclusiv în contextul: capacităților instituționale ale autorităților responsabile, comunicare, colaborare insuficientă și ineficientă între autoritățile publice; promovarea și monitorizarea insuficientă a aplicării prevederilor legale în domeniu, determinată de capacitățile instituționale limitate și de dispersarea competențelor în domeniu; fluctuația personalului, inclusiv a celui de management, din cadrul entităților publice, fapt care, în măsură semnificativă, a tergiversat realizarea acțiunilor, cât și asigurarea memoriei instituționale.

De menționat că, insuficiența măsurilor întreprinse pentru diminuarea riscurilor aferente gestionării TIC și înlăturarea deficiențelor constatate de  auditurile precedente ale Curții de Conturi condiționează persistența și materializarea acestora, neatingerea obiectivelor trasate în documentele de politici și cadrul normativ, respectiv, riscul de utilizare ineficientă a fondurilor publice alocate în acest scop.

Constatările de audit indică asupra unei serii de aspecte importante care necesită intervenții stringente, în acest sens Curtea de Conturi a înaintat un șir de recomandări pentru remedierea neconformităților și îmbunătățirea activității în domeniile auditate, direcționate prioritar spre:

  • eliminarea carențelor și neconcordanțelor din cadrul normativ aferent domeniilor TIC, circulației documentelor și arhivare, inclusiv electronice;
  • responsabilizarea autorităților pentru valorificarea și utilizarea SI pentru managementul electronic al documentelor;
  • asigurarea sustenabilității SIA implementate, inclusiv prin schimbări pozitive în comunicarea interinstituțională/intersectorială, ceea ce va genera posibilități de modernizare a serviciilor publice mai rapide și calitative etc.

 

 

reset WAY cursor WAY contrast WAY Marire Font WAY Alb negru WAY Linkuri WAY